Klantcase · Birò Nederland
Van telefoontje tot werkbon, zonder dat iemand iets overtypt
Birò Nederland verkoopt en onderhoudt elektrische stadsauto's, met een eigen servicelijn voor storingen, onderhoud en reparaties.
- Klant
- Birò Nederland
- Live sinds
- Juni 2026
- Per gesprek
- Verslag, samenvatting en afspraak op de kaart
- Koppelt met
- 3CX, Trello, Exact en WhatsApp
De aanleiding
De voice agent nam op. Daarna begon het werk pas.
Opgeleverd is niet hetzelfde als klaar.
Zo werken we in elk projectOp de servicelijn draaide al een voice agent van ons: die nam op en beantwoordde eenvoudige vragen.
Alleen ging het meestal ergens over waar een mens bij moest. De agent verbond door, en daar begon het werk pas: wie belt er, om welk voertuig gaat het, wat is er eerder aan gedaan? Die antwoorden stonden verspreid over de telefooncentrale, het planbord en de boekhouding.
Het opnemen was dus opgelost. Het uitzoekwerk erachter niet.
Niemand vroeg ons om een vervolg. We hadden kunnen melden dat de agent deed wat was afgesproken, maar in plaats daarvan keken we mee met wat er ná een doorverbinding gebeurde en legden we dat bij Birò op tafel.
Ons voorstel: geef de agent de uren waarin hij het verschil maakt, buiten openingstijden, waar anders een voicemail stond. Binnen openingstijden krijgt iedereen gewoon een mens aan de lijn.
En juist die gesprekken met een mens kregen er iets bij. Het transcript en de samenvatting komen vanzelf op de kaart, en de koppelingen zetten klant, voertuig en historie erbij. Wie opneemt of overneemt heeft alles al voor zich: dezelfde melding, een stuk minder tijd.
Wat we bouwden
Elk gesprek wordt uitgeschreven en samengevat, en komt als verslag op de kaart terecht. Daaromheen hangen 3CX, Trello, Exact en WhatsApp aan hetzelfde servicegeval, zodat de kaart zichzelf vult.
- 01
Gesprek wordt servicegeval
Een inkomend gesprek in 3CX maakt de melding aan. Belt dezelfde klant kort daarna opnieuw, dan komt er een notitie bij in plaats van een tweede kaart.
- 02
Gespreksverslag op de kaart
Na het ophangen wordt het gesprek uitgeschreven. Het transcript, een samenvatting en de gemaakte afspraak staan op de kaart, zonder dat iemand notuleert.
- 03
Kaart op het planbord
Elke melding staat als Trello-kaart in de juiste lijst. Past een collega de kaart aan, dan neemt het systeem dat over en overschrijft het niets.
- 04
Historie uit Exact
Bij een bekende klant komen eerdere reparaties en onderhoud op de kaart te staan, voordat iemand terugbelt of uitrijdt.
- 05
Intake via WhatsApp
Vraagt kenteken, foto, locatie en foutcode uit, in het Nederlands of Engels. Herkent wat de klant al gaf en leest foto's en locaties uit.
- 06
Werkbon als PDF
Eén link op de kaart bouwt de werkbon op uit de gegevens die er al zijn. Geen los formulier meer.
Ook voor jouw klantenservice
Werkt dit ook bij jou?
Niets in deze keten is gebonden aan auto’s. Heb je een telefooncentrale, een planbord en een boekhouding, dan heb je dezelfde keten, alleen met andere spullen in de reparatie. Werk je met andere systemen dan 3CX, Trello of Exact, dan koppelen we daarop.
Installatie en onderhoud
Een storingsmelding wordt een werkorder, met het adres, de installatie en het vorige bezoek er al bij.
Verhuur en lease
Schade of pech aan een object komt binnen met de huurder, het contract en de laatste reparatie op dezelfde kaart.
Machinebouw met een servicedesk
Een melding over een machine krijgt serienummer, locatie en onderhoudshistorie mee voordat de servicedesk terugbelt.
Dealers en importeurs
Een klant belt over zijn voertuig en de verkoper ziet meteen wat er eerder aan gedaan is, en door wie.
Gaat er bij jou te veel tijd in één telefoontje zitten?
Stuur een bericht of bel ons gerust. Jij vertelt hoe een melding nu loopt, wij zeggen eerlijk wat daarvan vanzelf kan.